Contexte

Début 2016, Orchid Creation est une agence de communication prometteuse et pleine d’ambition.

Sous l’impulsion de ses clients, la direction envisage de développer ses activités à l’international, notamment aux États-Unis et en Asie, et de renforcer sa présence en Europe.

Pour accompagner son développement, elle se rapproche de différents organismes. Une levée de fonds est organisée, sous la forme de financement participatif.

Défi

Depuis ses débuts l’agence s’est développée de manière organique. Les décisions étaient prises sur le fil de l’eau, avec une agilité remarquable. Par la seule force de sa capacité de production, l’entreprise était parvenue à financer l’intégralité de son développement avec ses capitaux propres.

Néanmoins, en faisant le choix du financement participatif pour accélérer son développement à l’international, la direction s’est confrontée aux exigences rigoureuses des investisseurs potentiels. Ces derniers souhaitaient à raison comprendre l’agence, son développement, la typologie de ses clients, des prestations réalisées, etc.

Pour répondre aux besoins des organismes de financement contactés, il était au préalable impératif de structurer l’information administrative, financière, organisationnelle et stratégique de l’entreprise afin de disposer d’une information plus détaillée sur l’agence. Une information plus détaillée, certes, mais aussi traçable.

Approche

Forte de plusieurs années d’existence, l’agence dispose d’un ensemble de données financières, notamment liées à la facturation, sur lesquelles je pouvais m’appuyer pour raconter une partie de son histoire.

Mais je souhaitais aller plus loin. Je savais en effet, pour l’avoir déjà exploité, que le logiciel de facturation utilisé par l’agence permettait d’attribuer des critères de qualification personnalisables aux documents de vente. Ainsi, qualifier chacun de ces documents en termes de service fourni, de type de prestation, de ressources mobilisées, de délai de paiement effectif, de contact client, etc. permettrait de procéder à une analyse plus fine des données de l’entreprise.

Je décida alors d’embarquer les équipes financières et projet dans une campagne de requalification de l’intégralité des documents de vente créés depuis les tous débuts de l’agence. Un travail de fourmi qui nous permettrait néanmoins d’avoir une connaissance bien plus granulaire de l’activité de l’agence. Un double intérêt en réalité, car au delà de servir le data storytelling qui serait présenté aux investisseurs, cette connaissance nouvelle de l’agence est inestimable pour l’équipe de direction.

Résultats

En termes de données…

L’agence dispose dorénavant d’un ensemble de données actualisées en temps réel à partir des outils utilisés dans chaque filiales. La fiabilité de ces données étant assurée par un contrôle de gestion continue.

En termes d’indicateurs…

L’équipe de direction dispose d’un rapport détaillé et actualisé des performances de l’agence, avec une granularité adaptée qui permet de comprendre les données en profondeur.

En termes de gouvernance…

Révéler les données et les exploiter dans le cadre d’un data storytelling adéquat a participé à l’obtention de plusieurs tours de table, pour un montant total de 4 millions d’euros, ayant permis à l’agence de se développer à l’international.