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avant de faire tableau de bord

Avant de faire votre tableau de bord, prenez bien note de ces conseils

Faire un nouveau dashboard est toujours une étape excitante. On se dit qu’on va réussir à mettre en lumière des données, à raconter l’histoire de l’entreprise avec un peu plus de détails. Souvent, on fait l’erreur de se lancer sans poser les bases. Alors, avant de faire votre tableau de bord, je vous conseille de suivre ces quelques recommandations.

 

 

Maintenant vous savez. Demain vous souviendrez-vous ?

Je crois que le véritable enjeu lorsque l’on construit un tableau de bord, c’est de le faire vivre avec le temps. En effet, l’effort de travail que représente la création d’un nouveau tableau de bord n’est pas négligeable. S’il fallait repartir de zéro à chaque fois que l’on a besoin d’une évolution ce serait une perte de temps considérable. Dès lors, il me semble essentiel, avant de faire votre tableau de bord, de vous assurer qu’il saura évoluer avec le temps.

 

Si vous en doutez, permettez-moi d’illustrer le propos par un exemple. Un jour, je me suis lancé dans la création d’un super tableau de bord. J’étais tellement enthousiaste que j’étais à fond dans ma matrix. En réalité, à ce moment là seul Dieu et moi savions ce que je faisais. Mais quand le besoin s’est fait ressentir de faire évoluer ce document, je constatais avec effroi que seul Dieu se souvenais de ce que j’avais fait. J’étais alors plongé dans un abysse d’incompréhension en me demandant comment j’avais bien pu récupérer telle ou telle donnée. Il me fallait alors repartir de zéro et remonter le fil des algorithmes que j’avais moi même écrit pour comprendre mon propre cheminement. Quel paradoxe !

 

avant de faire tableau de bord : la documentation pour ne pas péter un câble

 

Je peux vous assurer qu’il s’agit là d’une grande frustration dont j’ai tiré les leçons qui s’imposaient. Effectivement, par la suite j’ai appris à m’épargner ce calvaire. De manière fonctionnelle et très simple, tout simplement en réalisant systématiquement une documentation des tableaux de bords sur lesquels je travaillais.

 

 

L’importance de penser la documentation avant de faire votre tableau de bord

On n’imagine pas à quel point prendre le temps de la réflexion avant de faire votre tableau de bord présente de nombreux avantage. En fait, dédier du temps en amont peut permettre de gagner du temps par la suite. Que ce soit pour vous même ou pour la personne qui reprendra en main l’évolution du tableau de bord. Je vous recommande donc de matérialiser cette prise de recul par une documentation détaillée.

 

Tout d’abord, en définissant clairement les besoins, la manière dont le tableau sera construit et à partir de quelles données, vous aurez une précieuse roadmap à votre disposition. Ensuite, comme je l’évoquais plus haut, cette documentation vous épargnera le calvaire de l’investigation. Enfin, lorsque vous passerez le flambeau, la personne en charge de vos projets aura un support à sa disposition pour comprendre la construction de votre tableau de bord.

 

 

Éléments à inclure dans la documentation de votre tableau de bord

 

Vue simplifiée du tableau de bord

J’aime démarrer les documentations que je rédige par un croquis des pages qui constituent le tableau de bord. Un peu sur le modèle UI, je ne m’attarde pas sur les détails graphiques à ce niveau là. Il s’agit simplement de placer des blocs avec le titre des KPIs. Pour leur mise en forme, je fais ça en tout dernier (au moment de faire le dashboard effectivement). Cette première étape me permet de me projeter et de m’assurer que toutes les données essentielles sont bien présentes.

 

avant de faire tableau de bord : schéma

 

 

Puis, pour chaque KPIs

Description

Il s’agit de donner quelques éléments de compréhension sur l’intérêt de ce KPIs et de ce qu’il met en valeur. Inutile d’en faire des tonnes, quelques phrases simples suffisent.

 

Fréquence des mises à jour

Si vous avez déjà lu quelques articles sur mon blog, vous savez maintenant que j’aime que les KPIs soient toujours actualisées en temps réel. Mais ce n’est parfois pas possible. Dès lors, j’ajoute toujours la fréquence de mise à jour des données aux documentations que je rédige. Quand je me pose la question, des mois plus tard, je n’ai qu’à relire la documentation pour avoir l’information.

 

Méthode de calcul

Un KPI est le fruit de plusieurs données car c’est en les combinant que l’on obtient ces indicateurs de performance. C’est donc l’étape la plus délicate, la plus complexe. Dès lors, vous avez tout intérêt à la détailler le plus possible pour vous rafraîchir la mémoire le jour où vous en aurez besoin.

 

Source des données

Les sources de données dans une entreprise sont très nombreuses. Il peut arriver que les données se désynchronisent, suite à la mise à jour d’une API par exemple. Vous serez alors devant votre dashboard, et vous vous rendrez compte que la date de dernière mise à jour de l’information est trop ancienne. Plutôt que de chercher d’où vient l’information, vous l’avez déjà dans votre documentation (avec un lien vers la source, bien sur).

 

 

Une fois que votre documentation est réalisée, je suis sûr que vous aurez un peu plus de recul sur votre projet de tableau de bord. Prendre ce temps avant de faire votre tableau de bord est une étape importante. J’espère que ces quelques recommandations vous éviterons d’avoir à affronter des galères semblables à celles dont je vous parlais ! Vous pouvez maintenant vous lancez dans la visualisation de vos données… pour mieux les comprendre ! Si vous avez d’autres recommandations ou des remarques, laissez-moi un commentaire.

 

Bonjour, moi c'est Romain.

Je suis entrepreneur, (ex)CFO d'une multinationale et étudiant en Executive MBA à l'IAE Paris-Sorbonne.

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